Integracija novozaposlenog u radnu sredinu (On-boarding)

objavljeno:
 
Pod pretpostavkom da ste priveli kraju zahtevan i stresan proces selekcije kandidata za otvoreno radno mesto u okviru vaše kompanije, predstoji vam proces integracije novog kolege u radnu sredinu. Ovaj, često olako shvatan proces je zapravo od izuzetne važnosti za stabilnost i produktivnost kompanija, a i samog zaposlenog, jer se mnogo puta ponavljana fraza da je „zadovoljan radnik najvredniji resurs“ pokazala isto toliko puta tačnom.
 

 

 Grupa je organizam za sebe. Hteli mi to da priznamo ili ne, bilo to dobro ili ne, grupa ljudi je entitet koji prevazilazi pojedinca i funkcioniše na način na koji možda pojedinačni članove te grupe ne bi funkcionisali. Grupa ima svoje osobine, dinamiku, kulturu, strukturu i hijerarhiju (nekad i podgrupe i potkulture). 
Novozaposlenom je, pored želje da se dokaže u usko profesionalnom smislu, veoma važno da se uklopi u grupu u koju zaposlenjem stupa. Kako da mu olakšamo taj put?
 
 
 
 
 
 
 
1. Sitnice i formalnosti  koje to nisu
Pre svega, kolektiv bi trebalo da se predstavi novom kolegi. Novi član tima treba da se upozna sa prostorom, svojim radnim mestom, atmosferom, kolegama. Ukoliko je veća kompanija u pitanju, mogu mu se ukratko predstaviti odeljenja. Ono što vi radite u kompaniji je takođe od važnosti za novozaposlenog.  Ako zovete telefonom novog kolegu, podsetite ga na to kako se zovete i iz kog ste odeljenja. Takođe, pružite mu priliku da se on predstavi. Ukoliko je on rukovodilac, verovatno će sam u tu svrhu organizovati sastanak, a ako nije, možete ga pitati nešto što bi vam omogućilo da ga bliže upoznate. Ne preterujte sa pitanjima, naročito onim koja se tiču ličnih stavova.  Vremenom ćete se bliže upoznati i razviti stavove jedni prema drugima . Oni socijalno veštiji će sa lakoćom „opipati“ zajedničke teme sa novim zaposlenim ili one koje treba da izbegavaju. 
 
2. Zaposlenog nikada ne treba da obučava osoba koja je dobila otkaz
Da, dešava se češće nego što pretpostavljate. Da li ova tvrdnja uopšte iziskuje dodatno objašnjenje? Neprimereno je rastajati se od osobe koja je prethodno obavljala funkciju i istovremeno očekivati da ona bude prva i prava osoba na koju će se novozaposleni usmeravati i oslanjati. Verujete li da će ta osoba konkretno, racionalno i produktivno pristupiti obuci? Nešto drugačija je situacija ukoliko osoba svojevoljno odlazi, pa želi da uputi novog kolegu u radne obaveze – ali osoba koja je pred otkazom ili je otkaz dobila nikako ne treba da bude angažovana na obuci svog naslednika. Najbezbolniji je svakako prelaz ukoliko osoba odlazi na narednu poziciju unutar iste kompanije, ali i tada mora postojati oprez i briga koliko će emocija i stresa za tu osobu doneti susret sa njenom zamenom. Potrudite se da obuka bude jasno oblikovana, definisana i predočena na vreme zaposlenom koji će novog kolegu uvoditi u posao. Ona novom članu tima ne mora delovati previše formalno i „strogo“, ali ni kolega koji je vrši ne bi trebalo da oseća nepodeljenu odgovornost za teškoće ili napredak novog člana.
 
3. Jasne linije odgovornosti 
Ukoliko je kompanija velika, a funkcija koju će zaposleni obavljati operativnog tipa, odredite jednu osobu kojoj se može obratiti za pomoć. Predočite novom članu jasno organizacionu strukturu. Ne bi bilo loše da mu date tzv. „organizacionu šemu“ . kako bi imao jasno u vidu kome njegovi direktno nadređeni odgovaraju za svoj rad, ko su kolege koje su sa njim u istoj ravni, a možda raspoređene po drugim odeljenjima.   Ukratko: pojasnite mu kome treba da se obraća za koja pitanja.   
 
4. Plan rada i očekivanja
Čak i kada novi član tima može da se podiči godinama iskustva iz sfere u kojoj radi, uvek postoje nepoznanice koje treba savladati. Iako je čest slučaj da zaposlenog dočeka „pun sto“ posla koji je predano taložen  tokom perioda selekcije novog kolege, imajte na umu da „bacanje u vatru“ nije nešto što svakoj osobi odgovara. Napravite plan uvođenja u posao i revidirajte ga na par meseci. Neka se odgovornosti i posao novog kolege postepeno usložnjavaju i to tempom koji mu je jasno predočen. Na dvomesečnom ili kvartalnom sastanku popričajte o napretku, uspesima i potencijalnim preprekama za zaposlenog. Da li je bio uspešan ili ne? Da li je ostvario targete (ukoliko su predviđeni za tu poziciju)? Ako ne, zašto ne? Možda mu fale određeni resursi, pomoć, vreme? Pohvalite ga ako je nešto savladao pre predviđenog roka. Zaposlenima je potreban osećaj ravnopravnosti, uvažavanja i postignuća. 
 
5. Individualnost, ipak
Grupa jeste entitet za sebe, ali to ne znači da kao članovi kolektiva gubimo svoju individualnost. Na dobrim menadžerima je da prepoznaju afinitete svojih zaposlenih, oslušnu njihove potrebe i talente. Uspešni lideri se iskreno interesuju za svoje zaposlene, za njihova umeća i planove pokušavajaći da im omoguće da ih prepoznaju u izazovima i ciljevima same kompanije.  Posao podeljen prema afinitetima (kada je to moguće) daje najbolje rezultate. Nemojte zaposlenima davati „prevelike zalogaje“, ali ih nemojte ni potcenjivati. Ne poistovećujte ih sa drugim pripadnicima iste branše i ne pravite generalizacije. Priđite svakom novom zaposlenom bez predrasuda, sa nužnim oprezom ali i dobrodošlicom.
 
Uložite vreme da se adekvatno obučite kako da raskinete ugovor sa osobom za koju ne smatrate da se pravilno uklopila, ali još više vremena  i resursa uložite da dugoročno zadržite osobu koju ste prepoznali kao kvalitetan kadar.  
 
Autor: Nađa Mojsić